Как провести HR-аудит в компании: основные этапы и рекомендации

Существует много способов анализа работы компании. Одним из таких является HR-аудит. Процедура направлена на выявление нарушений и неточностей в механизме управления персоналом, а также на поиск способов улучшения взаимодействия между сотрудниками и руководителями. Дополнительно аудит способствует повышению статуса организации на рынке в выбранной нише. Это универсальный инструмент, предоставляющий возможности для планирования, развития и становления новой, более совершенной управленческой культуры. Статья расскажет о сущности процедуры, ее проведении, видах и особенностях.

Что такое HR-аудит простыми словами

HR-аудит компании заключается в проведении многоуровневой проверки по всем показателям, затрагивая каждый бизнес-процесс в управленческой сфере. Проверка направлена на выявление неэффективных отделов и планирование изменений, направленных на улучшение ситуации. Аудит также основан на выявлении нарушений федерального законодательства и на поиске способов их исправления. Основной задачей инструмента является правильная оптимизация работы внутри компании, что способствует улучшению внешних экономических показателей.

Цели и задачи HR-аудита

Цели HR-аудита включают множество пунктов, которые последовательно выполняются при детальном анализе. Это обеспечивается использованием многоуровневых аналитических процессов, дающих следующие результаты:

Нарушения в кадровых документах, которые могут привести к нарушениям действующего законодательства.
Оценка способности сотрудников к правильному взаимодействию внутри компании.
Анализ обучающих программ для сотрудников, мотивационной политики и адаптивности работников к новым условиям.
Сравнительные показатели работы аналогичных компаний с более успешной историей.

Дополнительной целью аудита является выявление возможных причин и снижение рисков возникновения судебных разбирательств.

Типы HR-аудита организации

Для своевременного комплексного анализа компании проводят следующие типы HR-аудитов:

1

Внеплановый. Проводится в любое время, когда сменяется персонал или руководитель, вероятно, с внедрением новшеств в систему управления или для анализа текущего состояния организации.

2

Плановый. Проверочная процедура выполняется периодически по установленной схеме. Периодичность определяется руководством компании и может составлять один раз в 3-4 года. Это исключает возможные нарушения, которые могут привести к серьезным последствиям. Аудит можно проводить чаще, чтобы быть уверенным в «чистоте» бизнеса.

Виды HR-аудита

Аудит HR-процессов в компании, помимо деления на типы, также различается по видам в зависимости от охвата и того, кем он проводится. Соответственно, различают два вида:

1

Внешний. Аудит проводится третьими компаниями или сторонними специалистами. Это позволяет получить более объективную оценку состояния управленческого аппарата, поскольку при самостоятельном проведении часто упускаются важные детали.

2

Внутренний. Этот вид аудита проводится владельцем компании или уполномоченными сотрудниками. Как правило, он ограничивается проверками, не затрагивающими многие аспекты. Из-за этого существует риск возникновения сопутствующих проблем.

Плюсы и минусы проведения HR-аудита собственными силами и с привлечением внешних консультантов

Каждый из видов HR-аудита компаний имеет свои плюсы и минусы.

Внутренний — плюсы:

все вопросы, связанные с организацией управления, решаются намного быстрее;
сопровождается точным пониманием устройства компании и её особенностей;
цена этого аудита ниже.

Минусы:

неполнота результата и недостоверность данных;
проверка выполняется известными лицами, поэтому о какой-либо анонимности не может быть и речи.

Внешний — плюсы:

оценка ситуации в компании оказывается более объективной и детализированной;
управленческий персонал к ней более лоялен;
конфиденциальность позволяет дотошно изучать критические моменты.

Минусы:

существует риск отложенного решения важных вопросов из-за плохой связи с внутренними службами;
стоит дороже внутреннего анализа;
недоскональное изучение устройства компании и её корпоративных особенностей.

Существует несколько форм HR-аудита компании. Каждая из них определяет свои аспекты выполняемых проверок:

1

На юридическую чистоту. Сначала сервис предлагает выполнить проверку соответствия законодательным требованиям. Это важный этап, определяющий целесообразность продолжения дальнейшего процесса. Анализу подвергаются трудовые договоры всех сотрудников, корректность процедуры устройства и увольнения с работы. Также проверяется кадровая политика, которая должна соответствовать установленным законодательным нормам. Учитываются изменения, способные влиять на работу отдела управления персоналом.

2

На стабильность внутриструктурных связей. Нередко сроки по выпуску продукции или поставке готовых изделий сорваны из-за некачественной коммуникации между сотрудниками. Информация из одного подразделения дошла до другого с большим опозданием или затерялась в одном из каналов. Причиной этому может быть непонимание сотрудником вынесенной ему команды, нарушение работоспособности средств коммуникации или несвоевременная реакция представителей руководящего персонала на поступающие вопросы.

2

Статус компании на рынке. Рентабельность — ключевой показатель организации. Если она существует, то фирма интересна потребителям, товар реализуется, и прибыль поступает на счёт. Аудит помогает выявить, достаточен ли уровень заработных плат и бонусных отчислений для сотрудников, предусмотрены ли в организации программы по обучению персонала и существует ли возможность у работников пользоваться предусмотренными контрактом или договором льготами. Последние могут включать выбор гибкого графика работы, возврат денежных средств на проезд и ДМС.

Как понять, что компании необходим HR-аудит

Выявить необходимость в проведении HR-аудита можно по семи основным признакам, называемым маркерами. Это перечень критериев, определяющих фактическое состояние компании:

1

Управленческий персонал отказывается от ответственности, не стремясь найти истинную причину происходящего.

2

Длительное рассмотрение руководящим персоналом важных вопросов. Существуют фирмы, где менеджерам нужно несколько недель для согласования деталей с директором. Это становится проблемой, в том числе, в механизме подбора персонала и работе компании.

3

Неправильное распределение нагрузки между работниками, что приводит к частым проблемам и банальному зависанию на простых операциях. Ещё более частой проблемой является отсутствие исполнительных лиц для важных ответственных задач.

4

Между структурами внутри компании возникает конфликт. Это сигнализирует об отсутствии должной коммуникации, что приводит к затормаживанию важных организационных процессов.

5

Внутри компании имеют место частые конфликты между слоями и внутри каждого из них, сопровождаемые постоянными задержками в совершении операций и обслуживании клиентов.

6

Компания столкнулась с материальным кризисом, имеет место так называемый дефицит ресурсов.

7

Важную работу и управление часто отдают в руки сторонним компаниям, не беря на себя ответственность.

Как провести аудит HR-бренда и HR-процессов

Чтобы понять, как провести HR-аудит, необходимо точно знать, что именно подлежит проверке, в какой последовательности и объёмах. Для этого разрабатываются соответствующие технологии, инструменты и софт. На практике применяют несколько действенных способов:

выполнение оценки степени удовлетворения клиентов;
изучение лояльности и степени привязанности персонала;
анализ методики выбора персонала;
проверка мотивационных программ.

Рассмотрим подробнее каждый из методов.

Направления аудита HR-бренда

В аудите существует несколько направлений, по которым можно точно выявить важные и основополагающие показатели. Прежде всего — это изучение степени удовлетворенности работников. Нужно обращать внимание на бытовые нужды, такие как гигиенические атрибуты, питание и комнаты отдыха, а также на профессиональные аспекты, связанные с взаимодействием коллег и материальным обеспечением для выполнения должностных обязанностей. Вторым аспектом является степень лояльности и отношение работников к компании. Необходимо выяснить, на каком месте в организации сотрудники ставят себя.

Аудит подбора персонала

Работа с персоналом — это важный этап, требующий большой ответственности. Для удобства используется чек-лист HR-аудита, и он проводится в следующей последовательности:

1

Сначала нужно разработать пошаговую схему. Она включает в себя рекрутеров, занимающих определенные позиции в команде по набору персонала, и принимающих работников строго на конкретную вакансию.

2

Подбор сотрудников осуществляется по профилю. При его наличии открывается вакансия, и проводится поиск кандидатов на конкурсной основе по резюме.

3

Нужно провести анализ для выявления, на каком этапе и по каким причинам происходит текучесть кадров. В таком случае поиск рекомендуется делать среди собственных кандидатов.

4

Расчет затрат на поиск одного сотрудника. Они рассчитываются как сумма заработной платы плюс стоимость размещения вакансий. Сумму необходимо разделить на количество успешно трудоустроившихся работников.

Аудит программ мотивации

На последнем этапе необходимо провести анализ мотивационной программы. Для этого применяют один из методов оценки по определенным критериям:

1

По весу мотивации, который определяется по простому принципу: чем больше ключевых показателей, тем меньше вес каждого из них.

2

Необходимо проверить, можно ли измерить показатель эффективности. Не все показатели можно подвергнуть количественному измерению.

3

Далее следует выяснить, какое количество сотрудников перевыполняет план. Если более половины, значит планы у компании сильно занижены. Нужно повышать планку, чтобы пропорционально увеличивалась мотивация сотрудников.

4

Опросите персонал с помощью анкеты с вариантами ответов «Да» и «Нет». В перечне вопросов должны быть ключевые показатели эффективности и достижимости планового KPI.

Подборка сервисов, которые сделают всю кадровую работу за вас

Для проведения комплексного HR-аудита рекомендуется использовать соответствующие сервисы. В сети существует немало виртуальных инструментов, позволяющих выполнять комплексную проверку одновременно по нескольким показателям:

1

Проверка документов. Выявляется наличие всех необходимых документов, выделяются важные и необязательные. Также проверяется, какие из необязательных документов могут быть на самом деле важными.

2

Выбор кода ЕФС-1. Для этого необходимо указать должность, и система выдаст соответствующий код.

3

Онлайн-сервис для проверки ошибок, возникающих при трудоустройстве новых сотрудников.

4

Программа для проверки личных дел работников, которая помогает выявить необходимость в тех или иных документах, часть из которых можно упразднить или повысить их важность.

5

Перенос отпусков. С помощью этого инструмента можно управлять отпусками сотрудников, осуществлять переносы как по инициативе работодателя, так и самого работника.

Свяжитесь с нами и получите пробный доступ в Skill Cup